Caisses et logiciels 2018 : quelles obligations pour les entreprises ?

Beaucoup d'informations circulent concernant l'obligation pour le 1er janvier 2018 d'avoir une caisse ou un logiciel répondant à des normes précises. L'UPA66 a mené l'enquête pour aider ses adhérents et les artisans et commerçants en général. 

La premiere chose importante, c'est de ne pas se précipiter pas sur le premier logiciel venu, ou sur un système de caisse tactile hors de prix ! 

Revenons sur le texte, en effet ce dernier précise : (source impôts.gouv - BOFIP)

• Sont soumis à l'obligation prévue au 3° bis du I de l'article 286 du CGI, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, y compris en cas d'enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne.
• Cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA.

Notre commentaire : cela veut dire que si la personne n'utilise pas de caisse ni de logiciel, elle n'a pas l'obligation de s'équiper d'un tel système.

Le périmètre de la loi devrait de plus être redéfini dans les semaines qui viennent, et ne plus concerner que les logiciels et systèmes de caisses. Ainsi les logiciels de comptabilité et de gestion seraient exclus du périmètre de l'obligation - à confirmer.

Ensuite, notre service adhérent à étudié les tarifs des caisses et des logiciels. Voici ce qu'il en ressort : 

Caisses : à partir de 160€ les caisses de marques Casio et Sharp notamment sont vendues et seront mises à jour pour les normes 2018, les constructeurs s'y engagent, et la mise à jour sera gratuite (à vérifier avant commande). Certaines caisses de marque Olivetti sont déjà aux normes (250€ environ). Le fournisseur "Métro" par exemple vend tous ces modèles. Ils sont aussi en vente chez d'autres fournisseurs des professionnels.

Logiciels : il existe des dizaines de logiciels. La première chose à faire est de voir si ce dernier sera vraiment utile et apportera ou pas une plus value, et des outils qui seront utilisés : encaissement bien entendu, mais aussi comptes clients, gestion des stocks, promotions, mailing, sms, CA réalisé par salarié, consultation à distance sur téléphone etc...

Nous conseillons de ne pas s'équiper d'un logiciel complexe, si c'est pour ne l'utiliser que pour l'encaissement par exemple. Les tarifs sont variables: 

Achat: de 400€ à 1500€ selon les logiciels et les systèmes proposés.

Abonnements : de 29€ à 59€ par mois. Nous avons référencé un certain nombre de logiciels, mais c'est aux utilisateurs de les tester, en version d'évaluation gratuite, avant de faire le choix.