Dématérialisation des factures : ça devient obligatoire !
Après les grandes entreprises, c’est au tour des plus petites (moins de 10 salariés) de passer, à partir du 1er janvier 2020, à la dématérialisation obligatoire des factures pour les organismes publics. Vous vendez des prestations de services ou des produits à l’État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics ? La loi vous oblige, en effet, à compter de cette date, à envoyer vos factures en format dématérialisé. Ainsi, pour être prêt vis à vis de ces évolutions légales, préparez-vous dès maintenant ! Voici comment vous y prendre.
Respectez les conditions de réalisation des factures
La facture dématérialisée n’a pas à contenir d’informations spécifi ques. Si ce n’est indiquer les mêmes mentions que celles qui figurent déjà obligatoirement dans une facture papier. Notamment : la date, l’identité du vendeur et de l’acheteur, la désignation du produit ou service, le numéro de TVA, le prix, le taux et montant TVA…
En revanche, elle doit être émise et reçue sous format électronique. Cela peut être : en format pdf via un courrier électronique, sous forme d’échange de données ou via un lien sécurisé accessible sur un portail internet. La preuve de la réception de la facture doit pouvoir être apportée. Généralement, c’est par un procédé technique, par exemple la signature électronique qui permet d’attester de l’envoi et de la réception du document. Et, enfin, l’authenticité de son origine ne doit pas pouvoir être remise en cause.
De même, son contenu ne doit pas pouvoir être modifi é et il doit bien évidemment être lisible. Attention aux transmissions compressées, par exemple, qui peuvent parfois altérer les fichiers.
Vérifiez votre système informatique
Pour respecter ces obligations, la première action à réaliser dès maintenant est de vérifier votre système informatique. Disposez-vous déjà d’outils qui vous permettent de réaliser des factures électroniques ? Si ce n’est pas le cas, sachez qu’il est en principe assez facile d’adopter un logiciel de gestion. Si, en revanche, vous possédez déjà un système de facturation dématérialisée, vérifi ez que celui-ci permet bien d’authentifi er vos documents. Il faut savoir que plusieurs solutions techniques sont possibles, comme :
• le cachet serveur (certifi cat de signature électronique) ;
• l’empreinte numérique ;
• la signature électronique ;
• un dispositif sécurisé fondé sur un certifi cat délivré par une autorité de certification…
Assurez-vous également que votre solution de gestion permet bien un « Timestamp » (valeur informatique utile pour représenter une date) pour horodater chaque fichier afin de situer dans le temps les opérations réalisées. Sur toutes ces questions, faites le point rapidement avec votre éditeur qui pourra vous expliquer ces diff érentes options et vous conseiller.
Sécurisez vos données
Assurez-vous aussi de vous équiper correctement pour la sécurisation de vos données et la conservation de vos factures. Par exemple, sous format PDF ou dans sa version normée ISO (PDF/A-3), pour permettre leur lecture par n’importe quel système et leur pérennité. L’une des solutions pour faciliter ce stockage est d’opter pour le cloud.
Les sauvegardes s’y font en temps réel et les données ne sont accessibles que grâce à une clé de chiff rement individuelle. Enfin, informez vos collaborateurs sur le sujet dès maintenant pour les impliquer dans la démarche. Ils pourront vous aider à évaluer vos besoins et voir s’il est nécessaire de faire évoluer les procédures.
La Maison de l’Artisan organise une formation sur la facture électronique pour l’utilisation de CHORUS PRO, plateforme dédiée de facturation.
Date : Jeudi 28 Novembre
Lieu : Maison de l’Artisan
Durée : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30
Objectif : - Intégrer les nouveautés liées à Chorus Pro et comprendre les enjeux opérationnels.
- Sécuriser ses pratiques sur la plateforme de facturation CHORUS PRO.
- Organiser la gestion de la facturation, gérer son compte utilisateur
