INFRACTIONS ROUTIERES : Obligation de dénonciation par l’employeur

Depuis le 1er janvier 2017, lorsqu’une infraction au code de la route est commise par un salarié avec un véhicule de société, l’employeur a l’obligation de révéler aux autorités compétentes l’identité du salarié - auteur de l’infraction routière, sous peine d’une amende de 750 euros.

Quelles sont les infractions routières visées ?

Les infractions routières concernées sont celles commises avec un véhicule de l’entreprise et constatées au moyen d’un appareil de contrôle automatique homologué (radars, caméras de vidéosurveillance).

ATTENTION : Cette nouvelle obligation s’applique aux infractions commises à partir du 1er janvier 2017, c'est-à-dire qu’elle concerne tous les constats d’infractions reçus par l’employeur à partir du 1er janvier 2017 (peu importe si l’infraction a été commise en 2016).

Les infractions concernées par l’obligation de dénonciation sont les suivantes :
✓ le port d’une ceinture de sécurité ;
✓ l’usage du téléphone tenu en main ;
✓ l’usage de voies et chaussées réservées à certaines catégories de véhicules ;
✓ la circulation sur les bandes d’arrêt d’urgence ;
✓ le respect des distances de sécurité ;
✓ le franchissement et chevauchement des lignes continues ;
✓ les signalisations imposant l’arrêt des véhicules ;
✓ les vitesses maximales autorisées ;
✓ le dépassement ;
✓ l’engagement dans l’espace compris entre les deux lignes d’arrêt à un feu de signalisation, réservé aux cycles et cyclomoteurs ;
✓ l’obligation du port d’un casque homologué d’une motocyclette, d’un tricycle à moteur, d’un quadricycle à moteur ou d’un cyclomoteur.

Note : Même si les infractions relevées ont été commises alors que le salarié utilisait le véhicule de société dans le cadre de sa vie personnelle, l’employeur aura toujours le devoir de dénoncer le salarié-auteur de l’infraction.

Quelle procédure doit suivre l'employeur ?

ATTENTION : l’employeur qui dénonce le salarié auteur de l’infraction routière ne doit PAS payer l’amende.
L’employeur doit effectuer les démarches visant à déclarer que le salarié était le conducteur du véhicule de société au moment des faits, et par la suite le salarié recevra à son domicile et à son nom l’avis de contravention qu’il devra régler dans les délais indiqués.

L'employeur dispose de 45 jours à compter de la remise de l'avis de contravention, pour adresser à l’autorité mentionnée sur l’avis de contravention, les informations suivantes sur le salarié-conducteur :
➢ Identité du chauffeur ;
➢ Adresse du chauffeur ;
➢ Référence du permis de conduire de l'a personne qui était présumée conduire le véhicule lorsque l’infraction a été constatée.
Plusieurs possibilités s’offrent à l’employeur pour la communication de ces informations :

• Soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Dans cette hypothèse, l'employeur est tenu d'utiliser le formulaire joint à l'avis de contravention ;
• Soit de façon dématérialisée via le formulaire disponible sur le site www.antai.fr en utilisant les informations figurant sur l'avis de contravention.
   

Quelles sont les sanctions encourues en cas de refus de dénonciation ?

L'employeur qui ne dénonce pas son salarié est puni d'une contravention de 4e classe (amende jusqu'à 750 € pour l'employeur personne physique et 3 750 € pour l'entreprise personne morale).
L’employeur qui refuse de dénoncer son salarié reste personnellement redevable de la charge du paiement de l’amende due pour cette contravention.
En cas de fausse déclaration, l'entreprise et son représentant légal s'exposent à des poursuites pénales.
Il n’existe que 3 cas dans lesquels l’absence de dénonciation n’est pas punissable : le vol du véhicule, une usurpation de plaque d'immatriculation, ou de tout autre événement de force majeure. À chaque fois, l'employeur devra établir la réalité de ces exceptions (ce qui ne sera pas toujours facile !).

ATTENTION : Si vous décidez de payer l’amende malgré l’obligation de dénonciation, la prise en charge des contraventions routières par l’entreprise constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales. Il ne s’agit en aucun cas d’une dépense à caractère professionnel !

Ne l’oubliez pas ou vous risquez un redressement en raison de la réintégration du montant des amendes dans l’assiette de cotisations sociales (Cour de Cass. 2è chambre civile, 9 mars 2017, n° 15-27.538).

Note : Le salarié qui se rend coupable d’une infraction routière ne commet pas de faute disciplinaire et donc ne peut pas être sanctionné à ce titre. De même, aucune retenue ne peut être effectuée sur le salaire du salarié au titre du remboursement desdites contraventions, au risque de constituer une sanction pécuniaire illicite.

Quelles sont les voies de recours ouvertes au salarié dénoncé ?

Le salarié conserve, comme tout conducteur, la possibilité de contester les contraventions dont il fait l’objet. Il doit prouver qu’il n’était pas au volant au moment de l’infraction.

ATTENTION : Il est conseillé d’écrire au salarié pour lui indiquer qu’il dispose de 45 jours à compter de la date figurant sur l’avis de contravention pour contester celle-ci. C’est la date d’établissement de l’avis qui est pris en compte et non pas celle à laquelle a été relevée l’infraction.

Nos conseils :

PRECAUTIONS A PRENDRE EN AMONT :
3 points sont essentiels :

1. L’identification précise des conducteurs

L’entreprise se doit d’être rigoureuse et incontestable au niveau de l’identification des conducteurs. Elle doit détenir :

• - l’identité complète de chaque conducteur ;
• - leur adresse exacte ;
• - une photocopie de leur permis de conduire.

     2. La mise en place d’un dispositif de suivi-répertoire d’utilisation des véhicules

L’entreprise serait également avisée de mettre en place un dispositif fiable permettant le suivi personnalisé de l’utilisation des véhicules, tout particulièrement en cas d’affectation de plusieurs salariés à un même véhicule.
Nous conseillons donc aux employeurs de tenir un carnet de bord précis (papier ou numérique), dans l’idéal signé par le salarié et contresigné par son supérieur hiérarchique, à chaque utilisation du véhicule, et indiquant l'heure de prise du véhicule et l'heure de restitution, afin de savoir exactement qui conduisait le véhicule au moment de l’infraction.
Il existe d’autres systèmes de suivi journalier efficaces tels qu’un registre d’emprunt ou des clés personnelles codées.

Attention : en cas de traitement automatisé des données personnelles, il existe une obligation de déclarations à effectuer auprès de la Cnil et une obligation d’information des salariés.

     3. Une bonne information des salariés

Il est également fortement recommandé de sensibiliser les salariés-conducteurs en les informant des nouvelles obligations légales et des nouvelles procédures mises en oeuvre au sein de l’entreprise en matière d’infraction routière.
Cette information peut se faire par une note de service, par courriel ou sur l’intranet de l’entreprise.

BIEN REAGIR A LA RECEPTION D’UN AVIS DE CONTRAVENTION :
Afin d’identifier avec certitude le vrai responsable de l’infraction, il est conseillé :

• D’adresser au conducteur habituel du véhicule une photocopie de l’avis de contravention ;
• D’obtenir la confirmation, ou non, que ce salarié-conducteur se trouvait bien au volant ;
• De lui demander s’il entend contester l’avis et pour quels motifs.

Il est également recommandé de réclamer à la Police la photographie du véhicule prise par le radar Attention : cette demande n’interrompe pas les délais de paiement ni les délais de contestation.
Si le salarié reconnait l’infraction : l’entreprise doit envoyer au service de Police, par lettre recommandée avec accusé réception ou de façon dématérialisée, toute les informations utiles concernant le conducteur (identité complète, adresse et copie de son permis de conduire).
Le salarié-conducteur recevra alors à son domicile l’avis de contravention établi à son nom. Il devra payer l’amende et perdra des points sur son permis de conduire selon l’infraction commise.
Si le salarié conteste l’infraction : il devra prouver qu’il n’était pas au volant au moment des faits, ou qu’il a fait l’objet d’une dénonciation mensongère de la part de son employeur.

SI LE CONDUCTEUR NE PEUT PAS ETRE IDENTIFIE :
Si le conducteur ne peut pas être identifié, on revient à une application classique de L. 121-3 du Code de la route c’est-à-dire que l’employeur paye l’amende.

Attention : Ne pas oublier que l’obligation première de l’employeur est de communiquer aux autorités judiciaires l’identité du conducteur du véhicule au moment de l’infraction.

En cas de procès, il est arrivé que les juges reconnaissent l’existence d’une difficulté d’identification du fait de la mutualisation des véhicules d’entreprise (Cass.crim, 17 avril 2013, nº12-87.490). Mais il sera toujours recommandé à l’employeur de s’équiper au plus vite des outils nécessaires pour formellement identifier l’auteur de l’infraction et ainsi éviter que cette impossibilité d’identification se renouvelle.