Bulletin de paie électronique : une possibilité depuis le 1er janvier
Au 1er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient possible, sauf opposition du salarié. Tous les employeurs peuvent procéder à la remise des bulletins de paie de leurs salariés sous forme électronique, sous réserve de respecter un certain nombre de conditions. Ce système va petit à petit se mettre en place et finira par se généraliser.
Le salarié peut s'opposer à cette voie de transmission. L'employeur doit informer le salarié de ce droit d'opposition au moment de l'embauche ou, à défaut, un mois au moins avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique.
L'employeur doit être en mesure de garantir l'intégrité des bulletins de paie, leur disponibilité dans le temps (soit pendant 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans !), la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité par le compte personnel d'activité.
Les salariés doivent être mis en mesure de récupérer "à tout moment" l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé. En cas de fermeture du service de mise à disposition des bulletins de paie par un prestataire assurant leur conservation pour le compte de l'employeur, les utilisateurs devront en être informés au moins trois mois à l'avance, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.
Ceci vaut également lorsque l'employeur assure lui-même cette conservation et qu'il cesse son activité.
Enfin, le service en ligne associé au Compte personnel d'activité doit permettre au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique. En effet le salarié pourra aussi consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via un coffre-fort intégré au compte personnel d'activité (CPA). L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte devra garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous cette forme via ce service en ligne.
"L’intérêt de fournir ce service dans le cadre de l’offre associée au CPA est double", insiste l'étude d'impact de la loi Travail. "D’une part, le salarié dispose d’un emplacement unique pour conserver l’ensemble des bulletins de paie émis par ses employeurs successifs, ce qui est d’autant plus utile que les parcours professionnels aujourd’hui sont moins linéaires ; d’autre part, le service, qui pourra être fourni par des acteurs publics ou privés, présentera des garanties de sécurité des données dans des conditions définies par la puissance publique. Il pourra notamment être fait référence à la norme Afnor relative à la gestion du bulletin de paie électronique qui permet, d’ores et déjà, de garantir la sécurité de la diffusion et de la conservation des bulletins de paie dématérialisés".
