Artisans : tenez bien votre caisse !

Tout commerçant doit tenir un livre de caisse sur lequel il enregistre jour par jour ses opérations (entrées et sorties) en espèces.

Le livre de caisse avant d’être comptabilisé prend souvent la forme d’un agenda de caisse (support papier ou informatique) sur lequel les recettes et les dépenses sont transcrites au fur et à mesure de leur réalisation.

Lorsque les mouvements journaliers des ventes sont peu nombreux et lorsque leurs ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être directement sur l’agenda de caisse.

L’agenda de caisse mentionne jour par jour la récapitulation des recettes espèces.

Les autres rentrées en caisse (apports de fonds de caisse, etc …) et toutes les sorties de caisse (dépenses payées en espèces, prélèvements en espèces, remises en banque espèces) sont inscrites de manière détaillée.
L’administration admet que les recettes inferieures à 76 € soient comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations soient conservés.

La fonction essentielle de l’agenda de caisse est de permettre le suivi des espèces en caisse en fin de journée.

Le solde sera déterminé chaque jour à partir des données de l’agenda pour être rapproché du solde réel. (Obligation fiscale).

En aucun cas le solde calculé à partir des données de l’agenda ne peut être négatif.

Justification du détail des recettes :

Le détail des recettes doit pouvoir être justifi é. Diff érents supports permettent de satisfaire cette obligation. Leur tenue doit être complétée par celle d’un agenda de caisse.

Ils sont utiles pour justifi er le détail des recettes si les éditions mentionnent la date de la prestation, le montant encaissés quelque soit le mode de paiement. A cette fin, l’artisan doit disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou d’une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système. S’il ne dispose pas de ce document il se verra appliquer une amende de 7.500 €.

Rappel limitation des paiements en espèces :

• Limite pour les particuliers et les professionnels domiciliés en France : 1.000 € pour tous les paiements en espèces.
• Limite de 15.000 € eff ectués par des particuliers non domiciliés en France
• Paiement des salaires 1.500 € pour un mois entier travaillé ;

Le fractionnement en plusieurs règlements ne permet pas d’échapper aux limites ci-dessus. Amende de 5% des sommes réglées en espèces.

Des anomalies graves ou répétées dans la tenue de la caisse peuvent faire perdre sa valeur probante à la comptabilité. La tenue de la caisse exige donc le plus grand soin.

Recommandations :

1. Il est impératif de gérer la caisse avec rigueur
2. Il est obligatoire de tirer un solde de caisse chaque jour
3. Toutes les dépenses professionnelles payées en espèces doivent être fondées sur une pièce justificative. Vous pouvez prélever directement des espèces en caisse pour vos dépenses personnelles, il suffira alors de le préciser sur votre agenda de caisse.
4. L’origine de tout apport significatif en espèces doit être justifié en cas de demande de l’administration fiscale.

Vous êtes vivement invités à consulter votre conseiller du CESAME pour arrêter les modalités de fonctionnement d’organisation de votre caisse.